En cierta ocasión me preguntaban sobre el costo de una aplicación específica para la planeación del manejo de riesgos en términos de tiempo y costo del proyecto. Respondí sobre nuestra experiencia en el asunto. Solo valdría comentar que la reacción de mi interlocutor no fue precisamente orientada al interés de contar con una licencia propia para tal propósito y al darme cuenta, solo alcancé a intentar de contar con una licencia propia para tal propósito y al darme cuenta, solo alcancé a intentar hacerlo reflexionar… ¿Cuánto perdió tu organización en el último proyecto?… Sin respuesta de por medio, se podía adivinar en su expresión que tal pérdida supera por miles el costo de la herramienta en cuestión.

Independientemente del conocimiento que podamos ostentar como parte de nuestra formación, no podemos desestimar que actualmente la relación investigación-tecnología aporta día a día nuevas herramientas que deben ser aprovechadas al máximo, sea cual fuere el terreno en que nos movemos. En sentido contrario no queda más que la obsolescencia.

El propósito, como usted se podrá dar cuenta, es alentar a los profesionales en administración de proyectos, tanto como a los responsables de oficinas de proyectos (PMO) a investigar, comparar y establecer como una práctica normalizada en sus grupos de trabajo, aquellas mejores herramientas disponibles en el mercado que nos permitan planear y en el futuro controlar áreas que son relevantes en la conformación y producción de los entregables que se esperan del proyecto, sin ignorar la necesidad sobre la satisfacción del cliente, usuario o inversionista por los resultados globales del mismo.

Sin adentrarnos por ahora en la responsabilidad que un Gerente de Proyecto tiene con la sociedad, contexto de negocio e industria que lo rodea, y tan solo ahora revisando los conceptos básicos a vigilar desde la planificación de cualquier proyecto como son el alcance, el tiempo, el costo y el riesgo y que estos siempre afectarán áreas como la calidad, los recursos humanos, las comunicaciones y las adquisiciones del mismo, valdría la pena considerar armarnos de herramientas tecnológicas que nos faciliten y de alguna manera nos aseguren que agregan valor a nuestra actividad y al negocio que representamos.

Podemos observar que sin dificultad se dispone de una herramienta para planificar tiempo y costo, concretamente aquellas que arrojan como producto un cronograma y de las cuales se encuentran en el mercado al menos tres ya muy probadas. Pero estas áreas (tiempo y costo) dependen sustancialmente de un alcance adecuadamente definido y nos es difícil encontrar a quienes usan herramientas adecuadas para la completa definición del alcance.

Hasta donde podemos ver, sigue existiendo la firme creencia que la lista de actividades de un cronograma define con precisión el alcance. Y créame, no son pocos los proyectos que por tal causa sufren el mal de males, la madre de todos los males en proyecto: los cambios al alcance por falta de una adecuada definición del mismo. La Estructura de División del Trabajo (EDT, o WBS por sus siglas en inglés) es una práctica que inicia en los años sesenta del siglo pasado y hoy al menos existen en el mercado otras tres aplicaciones que pueden otorgar la suficiente confiabilidad en la definición de alcances.

Lo mismo está sucediendo en la planificación de riesgos alcance-tiempo-costo, práctica que inicia a fines de los setenta y se fortalece en los noventa del siglo pasado con la aplicación de simuladores como lo es Monte Carlo; se siguen observando planes basados en PERT, práctica establecida hace ya casi sesenta años. De lo que conozco en el mercado al menos existen cuatro aplicaciones que nos ayudan enormemente a estimar reservas de contingencia por riesgo alcance-tiempo-costo, reservas que usualmente se están considerando como reservas gerenciales estimadas en base a proyectos análogos y que corren el riesgo, al mismo tiempo, de no ser reservas actualizadas a las condiciones específicas del proyecto en turno.

Considerando que actualmente usted ya cuenta con una aplicación que genera cronogramas con planificador de recursos y costos, permítanme ya tan solo mencionar que de lo que conozco, la suma de una aplicación para generar EDT y otra para simular situaciones de riesgo ronda en suma como máximo los US$ 1,800.00. Y no se deje de cuestionar: ¿Cuánto podremos maximizar el valor del proyecto con una adecuada planificación?